Alle taler om onboarding. Om den gode start, den gode introduktion og de første 100 dage. Men der er en anden disciplin, som ofte bliver overset: offboarding – en måde en virksomhed siger farvel til en medarbejder på, siger mindst lige så meget om kulturen som måden, man byder vedkommende velkommen på.
En medarbejder, der forlader en virksomhed, tager ikke kun sin viden med sig. Vedkommende tager også sin oplevelse af afskeden. Og den oplevelse deles ofte videre – med tidligere kolleger, i netværk, på LinkedIn og i fremtidige rekrutteringssituationer.
Derfor er offboarding ikke bare en rutinemæssig, administrativ ting, der skal gøres. Det kommer til at udgøre en del af virksomhedens employer brand.
Hvordan gribes offboarding-processen bedst an?
Det er en god ide at udarbejde nogle faste retningslinjer for sin offboarding-proces, som man anvender hver gang, en medarbejder forlader virksomheden. En effektiv offboardingproces bør indeholde følgende elementer:
Kommunikation
Hvordan og hvornår foretager man selve afskedigelsen af den medarbejder, det drejer sig om. Og hvornår informerer man resten af organisationen om afskedigelsen/fratrædelsen? Hvem har ansvaret for selve kommunikationsdelen?
Arbejdsopgaver
Det er vigtigt, at man sikrer en glidende og fornuftig overgang af den afskedigede medarbejders ansvarsområder og opgaver til relevante kolleger eller måske en afløser? Er der en bestemt procedure for, hvordan dette håndteres?
Aflevering af udstyr og adgang
Hvornår og hvordan skal den afskedigede medarbejder aflevere pc, mobiltelefon, nøgler/nøglekort og andre effekter, der tilhører virksomheden? Hvornår deaktiveres hans/hendes adgang til systemer, bygninger mv.? Er der evt. nogle udlæg, kørepenge eller andet, der skal afregnes.
Afsluttende samtale og feedback
Den afsluttende samtale er en vigtig del af offboarding-processen og bør ikke undervurderes.
Det kan fungere som en god “afrunding”, at man i fællesskab gennemgår medarbejderens præstationer, succeser og udfordringer under ansættelsen. Dette er også et godt tidspunkt at spørge om feedback – hvad synes den afskedigede medarbejder fungerede godt på denne arbejdsplads, og hvad gjorde ikke!? Vær åben over for konstruktiv kritik.
Sørg for at bruge denne lejlighed til at takke den afskedigede medarbejder for det hårde arbejde samt det bidrag, man har ydet til organisationen.
Afslutningsvist, opfordrer vi til, at man opretholder en positiv relation til den fratrådte medarbejder. Han/hun kan blive ambassadør for virksomheden og potentielt anbefale denne til andre talenter eller endda vende tilbage på et senere tidspunkt.
Win-win
Ved at følge disse bedste praksisser for offboarding kan du sikre en værdig og professionel afslutning for dine afskedigede medarbejdere, som derved opnår et bedre, psykologisk fundament at søge en ny stilling fra, samtidig med at du beskytter din virksomheds interesser og omdømme.
